Quand faut-il remettre le premier rapport ?
Votre lettre d'entente comprend un échéancier qui précise la date à laquelle chaque rapport doit parvenir à la FTO. Les rapports doivent être remis à temps. Si vous négligez de présenter un rapport d’étape, le versement de votre subvention sera retardé. Si vous ne présentez pas le rapport final, votre organisme ne pourra pas demander d’autres subventions de la FTO.
Si le calendrier de votre projet a changé et que vous prévoyez ne pas pouvoir respecter les échéances de présentation des rapports, veuillez communiquer avec votre chef de programme ou votre agent/agente des subventions pour discuter des solutions possibles.
Sur quelle période le rapport doit-il porter ?
Chaque rapport doit porter sur une période déterminée. S'il s’agit de votre premier rapport, il faut rendre compte des activités, résultats et dépenses qui ont eu lieu depuis le début de la subvention. Tous les rapports qui suivent, y compris le rapport final, doivent seulement faire état des activités, résultats et dépenses qui ont eu lieu depuis le rapport précédent.
Faut-il répondre à chacune des questions dans les formulaires de rapport?
Oui. Si l’une des questions ne s’applique pas à votre travail, répondez simplement sans objet (s/o).
Notre organisme peut-il utiliser les données compilées pour la FTO ?
Oui. Ces données pourraient s'avérer utiles pour vos activités de promotion ou pour vos rapports et autres documents destinés aux membres de votre organisme, à votre conseil d'administration ou au grand public.
Comment pouvons-nous mesurer le nombre de personnes que la subvention nous a permis d'atteindre ou de servir ?
Il y a plusieurs moyens de recenser les personnes touchées par votre initiative. Vous pouvez, par exemple, compter les personnes qui participent au programme, celles qui assistent à une activité ou le nombre d'exemplaires d’une publication que vous avez distribués. Voici quelques suggestions pour mesurer la portée de votre initiative.
• Demandez aux personnes qui se présentent à votre programme, activité, exposition, stand, etc. de bien vouloir signer une feuille que vous laissez près de l'entrée.
• Demandez à votre personnel de noter le nombre de participants qui assistent à chaque séance du programme.
• Donnez à chaque participant un petit cadeau symbolique – un autocollant, par exemple – et faites le compte des autocollants distribués.
• Demandez à l'éditeur de vous indiquer le nombre d’exemplaires distribués de chaque publication dans laquelle vous placez une annonce. De nombreuses publications indiquent les statistiques de diffusion dans leur en-tête ou leur générique.
Installez un compteur sur votre site web. L'hôte de votre site web pourra peut-être installer un compteur qui enregistre le nombre de premiers visiteurs et de visiteurs assidus.
Que faut-il faire si nous ne connaissons pas l'âge des personnes qui participent à nos activités ?
Indiquez simplement le nombre de personnes jointes, sans indiquer leur âge.
Comment évaluer la valeur des dons en nature que notre organisme reçoit ?
Les suggestions suivantes vous aideront à déterminer la valeur de différentes contributions non financières que votre organisme a pu recevoir.
• Articles neufs : téléphonez à des magasins ou faites une recherche dans des catalogues en ligne pour trouver le prix d'articles semblables. Ou encore, si cela vous semble indiqué, demandez au donateur une copie de son reçu.
• Articles usagés : faites une estimation de la valeur de l'article neuf et déduisez un pourcentage approprié en fonction de l'âge et de l'état de l'article en question. En général, la plupart des objets se déprécient à raison de 20 % par an. Certains magasins spécialisés en objets d'occasion pourraient vous donner une estimation approximative par téléphone. Ou encore, si cela vous semble indiqué, demandez au donateur le montant qu’il a payé pour l'article en question.
• Services professionnels : demandez au donateur de vous indiquer le montant approximatif de ses honoraires. Ou téléphonez à une association professionnelle ou à un organisme de services pour vous renseigner sur les honoraires moyens des services en question.
• Locaux de bureau, de réunion, de loisirs ou de vente au détail : demandez au propriétaire de vous indiquer la valeur des locaux – habituellement calculée au pied ou au mètre carré – par jour, semaine, mois ou année. Vous pouvez aussi consulter les petites annonces d’un journal pour trouver les frais de location approximatifs de tels locaux. Si vous habitez dans un grand centre urbain, téléphonez au service local de développement économique pour vous renseigner sur la valeur approximative des locaux.
Qu'est-ce qu'un ETP ? Comment calcule-t-on l'ETP ?
Un ETP (équivalent temps plein) est toute combinaison d’emplois qui correspond à un poste à temps plein (fondé sur le nombre habituel d'heures de travail pendant une semaine à temps plein dans votre organisme), exécuté cinq jours par semaine. Les ETP s'expriment d'habitude en chiffres (2 ETP, 0,75 ETP, etc.).